Vrijwilligersbeleid voetbalvereniging FC Purmerend
Inleiding
Geen enkele amateur-sportvereniging kan tegenwoordig nog bestaan zonder de inzet en bijdrage van (veel) vrijwilligers. Ook binnen onze vereniging hebben we hier al een aantal jaren mee te maken. Het aantal vrijwilligers loopt sterk terug. Vanwege teruglopende inkomsten moeten we steeds meer zelf doen als vereniging, waardoor de belasting van de nog bestaande (kleine) groep vrijwilligers alsmaar toeneemt. Dit is niet langer vol te houden en kan op termijn consequenties hebben voor het voortbestaan van onze vereniging. Om dit te voorkomen zijn verplichte taken onderdeel van het lidmaatschap van onze vereniging. Doel hiervan is om samen zorg te dragen voor een optimale bezetting van de uitvoering van verschillende functies, taken en activiteiten binnen onze vereniging.
Op wie heeft dit plan betrekking?
Het vrijwilligersbeleid is van toepassing op ieder actief lid, dan wel de ouder(s)/verzorger(s) van de jeugdleden. Op donateurs, ereleden is het bovenstaand beleid niet van toepassing.
Ieder actief lid, dan wel ouder(s)/verzorger(s) van de jeugdleden (t/m 17 jaar), vervult tenminste één vrijwilligersfunctie of een of meerdere verplichte taken. Er gelden 2 uitzonderingen:
- de kantinedienst. Voor de ochtend kantinedienst (van 08:00 uur - 12:00 uur) geldt een minimum leeftijd van 15 jaar en voor de middag kantinedienst (12:00 uur - 16:00 uur / 16:00 uur – 19:30 uur) geldt een minimum leeftijd van 16 jaar
- de receptiedienst. O15 en O17 leden vervullen de verplichte taak van receptiedienst. Naast de jeugdleden zal een volwassen vrijwilliger deze jeugdleden begeleiden
Jeugdleden van 15 jaar en ouder kunnen/dienen dus bepaalde verplichte taken uitoefenen, maar hun ouder(s) of verzorger(s) zijn verantwoordelijk voor het invullen van de verplichte taak binnen de vereniging.
Welke bijdrage verwacht FC Purmerend van de vrijwilligers?
FC Purmerend maakt onderscheid tussen functies en taken.
Vrijwilligersfunctie:
Een vrijwilliger die structureel één of meerdere functies of taken met een permanent karakter uitvoert (bijvoorbeeld scheidsrechter, commissielid, jeugdleider, bestuurslid etc.)
Verplichte taak:
Vrijwilligers die op basis van dit vrijwilligersbeleid een of meerdere taken of activiteiten gaat uitvoeren, die incidenteel van aard zijn.
Vrijwilligers t.o.v. verplichte taken
Leden die een vrijwilligersfunctie uitoefenen zijn vrijgesteld van de verplichting tot het uitoefenen van een verplichte taak. Voor leden die een vrijwilligersfunctie uitoefenen, maar gedurende een lopende seizoen besluiten hiermee te stoppen, zal de vrijwilligerscoördinator besluiten of aanvullende vrijwilligerstaken dienen te worden uitgeoefend.
Aanmelden voor verplichte taak
Elk lid die zich niet aangemeld heeft voor een vrijwilligersfunctie, zal zich moeten registeren op de website als vrijwilliger. Na registratie kan hij/zij een keuze maken uit en zich inroosteren voor één van de verschillende verplichte taken. Vanaf en tot wanneer inschrijving mogelijk is, zal via de verschillende kanalen gedeeld worden met alle leden.
Indien een lid geen keuze maakt in de verplichte taken die hij / zij wil uitvoeren en/of zichzelf niet ingeroosterd heeft, zal de vrijwilligerscoördinator het lid indelen.
Het online vrijwilligersprogramma vermeldt het aantal benodigde leden per verplichte taak per dagdeel. Vol is vol. Het is daarom raadzaam dat een lid zich zo snel mogelijk inschrijft voor een taak. Per lid dient minimaal 1 verplichte taak per seizoen uitgevoerd te worden. Één taak duurt ca 5 uur en een kwartier (een dagdeel).
Voor het uitvoeren van een verplichte taak wordt, zonder uitzondering, geen vergoeding uitgekeerd.
Aanmelden voor een vrijwilligersfunctie
Aanmelden kan door contact op te nemen met de vrijwilligerscoördinator. Stuur hiervoor een e-mail naar [email protected] of met één van de bestuursleden.
Inroosteren als onderdeel van een commissie zal ook mogelijk gemaakt worden via het online systeem. Dit vereenvoudigt het inroosteren en geeft elk commissielid en de coördinators een goed planningsoverzicht.
Voor een vrijwilligersfunctie, wordt in principe geen vrijwilligersbijdrage uitgekeerd. Het bestuur kan een uitzondering hierop maken, afhankelijk van het belang van de functie of een bijzonder vrijwilligersbijdrage. Gemaakte kosten, vooraf besproken en overeengekomen met bestuur en/of vrijwilligerscoördinator kunnen in principe gedeclareerd worden.
Nieuwe leden
Het invullen van een functie als nieuw lid binnen de vereniging, zal altijd plaatsvinden in overleg met de vrijwilligerscoördinator. Inschrijven zal niet mogelijk zijn zonder opgave van een vrijwilligersfunctie en/of voorkeur voor een verplichte taak.
Vervanging bij verhindering
De vrijwilliger dient zelf voor vervanging te zorgen als de vrijwilliger verhinderd is. Ook staat het iedereen vrij om te ruilen. In beide gevallen dient men zelf vervanging te regelen en te bevestigen naar [email protected], waarna het verzoek via het online systeem aangevraagd kan worden. Alleen op basis van de e-mail zal de coördinator het verzoek tot intrekken goedkeuren.
Het oorspronkelijk lid die de ingeschreven had voor een verplichte taak, blijft echter ten allen tijde verantwoordelijk voor de verplichte taak en is ook aanspreekpunt voor de vrijwilligerscoördinator.
Bijzondere situaties
- Indien verplichte taken om wat voor reden dan ook uitvallen, maar waarvoor een lid reeds ingeschreven heeft, beslist de vrijwilligerscoördinator wat dit betekent voor de invulling van de vrijwilligersverplichting
- Vrijwilligers die menen in omstandigheden te verkeren geen invulling aan de verplichting te kunnen geven, kunnen dit met onderbouwing aan de vrijwilligerscoördinator kenbaar maken. De vrijwilligerscoördinator is bevoegd hier een besluit in te nemen.
Controle
De vrijwilligerscoördinator en/of het bestuur zullen er op toezien of de functie of taak naar tevredenheid wordt uitgevoerd. Taken die niet naar tevredenheid zijn uitgevoerd kunnen leiden tot het niet geldig verklaren van de verplichte taak/functie.
Bij het niet op komen dagen voor de ingeroosterde taak wordt na (sanctie) maatregelen getroffen. Het lid (en ouders in geval van een minderjarig lid) is/blijft bij verzuim van de functie of taak verantwoordelijk.
Sanctie kan zijn dat besloten worden een lid opnieuw ingeroosterd wordt door de vrijwilligerscoördinator, maar kan ook resulteren in een schorsing van het betreffende lid tot de eerstvolgende ledenvergadering. Tijdens deze vergadering zal het betreffende (geschorste) lid voorgedragen worden tot royement. Contributie voor het lopende seizoen zal in dit geval in zijn volledigheid verschuldigd blijven.
De vrijwilligerscoördinator en het bestuur zal toezien op een goede naleving van het vrijwilligersbeleid en is te allen tijde gerechtigd het vrijwilligersbeleid, daar waar nodig bij te stellen.
De vrijwilligerscoördinator zal uitvoering geven aan het vrijwilligersbeleid. Bij onduidelijkheden is het besluit van de vrijwilligerscoördinator bindend.
Tot slot:
Veel vrijwilligers binnen FC Purmerend zetten zich met groot plezier, soms zelfs dagelijks, in voor onze vereniging. Door verschillende oorzaken neemt de belasting van de huidige groep vrijwilligers alsmaar toe. Wij rekenen er dan ook op dat iedereen zijn verantwoordelijkheid zal nemen om met elkaar onze mooie vereniging draaiende te houden.
Namens de vrijwilligerscoördinator en met instemming van het bestuur,
Nel Persenaire.
FC Purmerend, dat zijn WIJ! Met zijn allen: spelers, ouders en vrijwilligers.
